为了正确使用和处理各类公文，提高公文写作的规范化水平，加强公文的规范化管理，使我院各部门的公文处理工作规范化、制度化、科学化，从而适应我院工作的需要，我院近期出台《行政发文字号使用暂行规定》，对发文字号的编写使用，做出了明确的要求。该规定于2009年9月24日起贯彻实施。
《规定》指出，要深刻认识加强行政发文字号规范化使用的重要性。发文字号是公文格式中比较重要的一个组成部分，它不仅便于公文的登记、分类、保管和查询，有时对于转发标题较长的公文时，还可以起到简化标题的作用。因此，科学、准确、规范地编写发文字号，显得十分必要。
《规定》提出，学院对外正式发文时，发文字号统一规定为“黄职院文〔20××〕×××号”或“黄职院函〔20××〕×××号”；对内正式发文时，发文字号统一规定为“黄职院发〔20××〕×××号”；院内有关部门需以学院名义对内发文时，发文字号统一规定为“黄职×字〔200×〕×××号”；院内有关单位、处室因工作需要，可以本部门名义，就职责范围内的某些具体事项进行行文，对院（校）上级或在本部门范围内发文时，其发文字号统一规定为“黄职××字〔20××〕×××号”，对院内其他平行部门行文时，其发文字号统一规定为“黄职××函〔20××〕×××号”。
《规定》要求，不宜使用“黄职院文”、“鄂机校文”、“黄职院发”、“鄂机校发”、“黄职院函”、“鄂机校函”等文号，但又无法界定具体业务归属的有关发文，则相应使用“黄职院办文”、 “黄职院办发”、“黄职院办函”等；以院名义发文时，文号的编制由院长办公室负责管理，部门发文时，文号的编制由各部门自行负责管理，各单位、处室原则上不得以学院名义对外行文。
《规定》还要求由各职能部门负责拟稿的对外文件或需以学院名义对内发布的文件，须经主管领导签发后，到院长办公室登记文件名、抄送单位、拟稿人、发文日期等项目，对部门内发文或对平行部门发文须经主管领导签发后方可自行发文。
《规定》最后指出，各部门对文件资料要有专人管理。凡是带有以学院名义发文字号的文件，办理完毕后，务必将主管领导或主要领导签发的原件、打印好的文件和电子版一并送院长办公室存档。
